Denne rapporten beskriver evaluering av pilotprosjekt for aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept i Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). Evalueringen er gjennomført av Fafo i samarbeid med PwC. Målet med evalueringen er å gi innspill til planleggingen av departementenes flytting til det nye regjeringskvartalet i 2026.
Evalueringen viser at innføringen av konseptet har vært preget av både positive erfaringer og forskjellige utfordringer. Selve pilotlokalene har bidratt til økt sosial samhandling og fleksibilitet når det gjelder valg av arbeidsplass, men mange ansatte opplever fortsatt begrenset fleksibilitet grunnet mangel på tilstrekkelig antall multirom og stillesoner.
Innledning
Fafo har i samarbeid med PwC evaluert et pilotprosjekt for aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept i Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). Målet med evalueringen er å gi innspill til planleggingen av departementenes flytting til det nye regjeringskvartalet i 2026. Konseptet legger til rette for at ansatte kan velge arbeidsplass etter oppgave, med ulike soner som støtter både samarbeid og konsentrasjon. Piloten omfattet rundt 70 ansatte i to avdelinger som i 2021 flyttet inn i ombygde lokaler med aktivitetsbaserte løsninger og fritt setevalg. Evalueringen har vurdert både implementeringsprosess og effekter på arbeid, samarbeid, trivsel og helse/velvære, men den ble påvirket av koronapandemien, organisatoriske endringer og avvik mellom testet og planlagt konsept.
Evalueringer viser at aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan øke fleksibilitet og tilpasning til arbeidsoppgaver, men også innebærer utfordringer som støy, kamp om attraktive plasser, behov for god ledelse og medvirkning fra ansatte. Forskning antyder at riktig tilpasning og god oppfølging er avgjørende for å oppnå gevinster som trivsel og produktivitet, samtidig som stress og helseutfordringer kan reduseres med støttende ledelse. Ledelsens rolle og medvirkning fra de ansatte fremheves som sentrale faktorer for suksess i overgangen til nye arbeidsformer i det nye regjeringskvartalet.
Metode
For å sikre validitet benyttes metodetriangulering med både kvalitative og kvantitative metoder, inkludert fokusgruppeintervjuer, individuelle lederintervjuer og spørreundersøkelser. Evalueringen har også måttet ta hensyn til koronapandemiens påvirkning på bruk av pilotlokalene og datainnsamlingen.
Datagrunnlaget omfatter tre spørreundersøkelser blant ansatte, fokusgrupper, lederintervjuer samt sensordata som ble samlet inn, men senere delvis forkastet grunnet feil og manglende samsvar med andre funn. Et fagforeningsforum har vært etablert for å sikre god dialog med tillitsvalgte gjennom prosjektperioden. Evalueringen har også kartlagt brukermedvirkning og opplevelsen av denne i planleggingsfasen. Til sammen gir denne brede og flerfoldige tilnærmingen et solid grunnlag for å lære av pilotprosjektet og gi anbefalinger for videre implementering.
Fysiske løsninger og digitale verktøy
Evalueringen av pilotprosjektet undersøker hvordan de fysiske løsningene og digitale verktøy fungerer i departementets nye arbeidsmiljø. Pilotens oppstartsperiode ble preget av koronarestriksjoner, noe som påvirket både utprøving i piloten og evalueringen. Flere tilpasninger, både med og uten brukermedvirkning, ble gjennomført, blant annet trivselsregler og støydempende tiltak. Ansatte erfarte mangel på tilstrekkelig antall stille- og multirom, begrenset garderobeplass, støy og redusert fleksibilitet på grunn av ansatte som fikk tildelt faste plasser, men også positive sider som økt sosial kontakt i åpne landskap. De ulike avdelingene brukte lokalene mer separat enn ønsket, men over tid har sambruk på tvers økt.
Intervjuer med ledere og ansatte bekrefter ønsket om flere og bedre tilrettelagte rom, og peker på utfordringer med ergonomi, lys og støy i åpne landskap. Digitale verktøy har blitt viktigere, særlig under pandemien, men også etter pandemien. Den økte bruken av videomøter har gitt behov for flere stillerom. Mange ansatte opplevde mangelfull opplæring i teknologien i piloten, særlig i starten. Spørreundersøkelsene blant ansatte viser at de stort sett var fornøyd med personlig IKT-utstyr, men mindre med utstyr i fellesrom, og at produktiviteten opplevdes som relativt stabil. Omtrent halvparten av de ansatte syntes lokalene var attraktive, mens en tredjedel var misfornøyd. Samlet peker evalueringen på at arbeidsplassutformingen fremmer spontan samhandling, men det er ikke nok egnede avskjermede soner for konsentrasjon og digitale møter, noe som er avgjørende for å ivareta ulike oppgaver og individuelle behov.
Betingelsene for å utøve ledelse
Innføringen av aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept i piloten har stilt nye krav til ledelse, men evalueringen viser at lederne har hatt en uklar forståelse av konseptets betydning for arbeidsformer og ledelsespraksis. Mange ledere rapporterer mangel på systematisk opplæring og tydelig kommunikasjon om hvilke endringer som kreves, noe som har ført til begrensede praktiske endringer i organiseringen og arbeidsmåtene. Det var ulike oppfatninger blant lederne om hvordan lokalene skulle brukes, og hvordan tilrettelegging for ansatte ved å tildele faste plasser skulle håndteres. Tildeling av mange faste plasser vil redusere fleksibiliteten for de som ikke har en fast plass. Ledelse oppleves som en viktig faktor for å fremme samhandling og tilgjengelighet i åpne landskap, men behov for skjermede rom og bedre tilrettelegging ble også påpekt.
Ansatte og tillitsvalgte uttrykte usikkerhet om hvilke arbeidsformer det nye konseptet skulle innebære. Fagforeningsforum understreket behovet for lederopplæring og støtte for å håndtere motstand mot endring. Evalueringen konkluderer med at pilotperioden i stor grad har vært en utprøving av fysisk arbeidsplassutforming uten tilstrekkelig fokus på organisatorisk endring og utvikling. Det kommende lederopplæringsprogrammet i forbindelse med flytting til nytt regjeringskvartal i 2026 er viktig, men ville hatt større nytte dersom det var blitt gjennomført under pilotperioden.
Medarbeidernes forhold til arbeidsplasskonseptet
Koronapandemien og dermed utstrakt bruk av hjemmekontor påvirket ansattes erfaring med pilotlokalene i starten av evalueringsperioden. Over tid har flere vent seg til konseptet med fleksible arbeidsplasser, men mange opplever fortsatt uklarhet om hva aktivitetsbasert arbeid innebærer i praksis. Bruken av lokalene varierer med oppgavetype, hvor konsentrasjonskrevende arbeid oppleves som mer krevende i det åpne landskapet. Ansatte savner dermed flere stillesoner, og mener fleksibiliteten i pilotlokalene er begrenset, blant annet fordi det er få soner å velge mellom, særlig for én avdeling. Medvirkningen i pilotens utforming oppleves som begrenset, og usikkerhet rundt regler og praksis har skapt frustrasjon.
Lederintervjuer bekrefter at medarbeiderengasjementet har variert, med både skeptikere og positive holdninger. Beslutningen om konseptet var politisk styrt, og ansatte opplevde liten påvirkning. Nedstenging og hjemmekontor førte til at den opprinnelige oppstarten og implementeringen ikke fungerte som planlagt, noe som påvirket medarbeidernes erfaringer. Motstanden blant enkelte ansatte dempet seg over tid, samtidig som nyansatte med andre forventninger lettere aksepterte løsningen. Lederne påpeker også at jobbengasjementet ofte overskygger eventuell misnøye med arbeidsplasskonseptet.
Spørreundersøkelsene viser at ansatte primært bruker arbeidsplasser i egen avdelings sone, og at det er stort press på multirommene. Mange sitter på samme plass hele dagen, og fleksibel plassbruk er begrenset, noe som svekker prinsippet om aktivitetsbasert arbeid. Flertallet oppfatter at konseptet i hovedsak har som formål å spare plass, og færre oppfatter det som et tiltak for å forbedre samarbeid eller produktivitet. Trivselen i lokalene vurderes som relativt stabil over tid, med en økende andel som foretrekker åpne landskap fremfor cellekontorer.
Fagforeningene har vært informert, men opplever at politiske beslutninger begrenset deres innflytelse og skapte polarisering i debatten om konseptet. De peker på spenninger mellom aktivitetsbasert kontor og departementenes faste oppgaveorganisering. Samlet viser evalueringen at medarbeiderne forholder seg ambivalent til konseptet, med både skepsis og aksept, og etterlyser tydeligere retningslinjer og større medvirkning.
Evalueringens resultater og læringspunkter
Evalueringen av pilotprosjektet for aktivitetsbaserte arbeidsplasser i regjeringskvartalet har vist at innføringen av konseptet har vært preget av både positive erfaringer og forskjellige utfordringer. Selve pilotlokalene har bidratt til økt sosial samhandling og fleksibilitet når det gjelder valg av arbeidsplass, men mange ansatte opplever fortsatt begrenset fleksibilitet grunnet mangel på tilstrekkelig antall stillesoner og utfordringer med støy og ergonomi.
Resultatene fra evalueringen viser at bytte mellom arbeidsplasser gjennom dagen er begrenset. Det er et konstant press på fellesarealer som multirom, noe som har vært en utfordring for mange. Over tid har flere ansatte vent seg til konseptet, og en økende andel foretrekker aktivitetsbasert eller landskapskontor framfor cellekontor. Likevel er det ulike oppfatninger, og flere savner bedre tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid.
Ledelsens rolle i omstillingsprosessen har vært sentral, men evalueringen avdekker at mange ledere har følt seg dårlig rustet til å håndtere endringene som følger med aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Manglende systematisk opplæring, uklare forventninger til endret arbeidspraksis og varierende bruk av lokalene reduserer muligheten for en vellykket omstilling. En felles forståelse av konseptet og lederstøtte er avgjørende for å legge til rette for gode medarbeiderrelasjoner og samhandling i åpne landskap. Pilotperioden har i stor grad vært en test av fysisk utforming mer enn et læringsrom for eventuell ny organisering og nye samarbeidsformer.
Læringspunktene fra evalueringen understreker viktigheten av at økonomiske rammer må på plass tidlig for å kunne gjøre nødvendige justeringer i lokalene etter behov. Det er også avgjørende at trivselsregler ikke bare etableres ved innflytting, men blir et aktivt, levende dokument som kommuniseres og revideres løpende for å sikre god bruk av lokalene. Til slutt kreves styrket lederopplæring, der ledere får kunnskap om arbeidsplasskonseptet og konkrete verktøy for å lede i det aktivitetsbaserte arbeidsmiljøet, inkludert håndtering av individuell tilrettelegging og organisering av arbeidsprosesser.
