Vikarbruk i sykehus og kommunale helse- og omsorgstjenester

En stor del av helse- og omsorgstjenestene utøves av vikarer og ansatte i små deltidsstillinger. Slik har det vært lenge. I denne studien viser vi omfanget av vikarbruk i disse tjenestene, hvordan og hvorfor bruken varierer og hvilke erfaringer ledere og ansatte har gjort seg. Prosjektet er finansiert av Helsedirektoratets program for Kompetanseløft 2025. Dette er regjeringens handlingsplan for kompetanseheving, rekruttering og fagutvikling i de kommunale helse- og omsorgstjenestene. I denne studien er også helseforetakene tatt med.

For å kunne skrive denne rapporten har vi benyttet data fra nasjonale utdannings‑, sykefraværs- og arbeids- og lønnsregistre samt regnskapsdata fra KOSTRA, samlet inn av SSB. Videre har vi benyttet vikarstatistikk fra Sykehusinnkjøp, Kommunal Rapport og Burson Cohn & Wolfe (BCW). Data fra BCW er delt med oss av Norsk Sykepleierforbund. I tillegg har vi gjennomført en spørreundersøkelse til ledere og tillitsvalgte i kommunene og helseforetakene, og gjort kvalitative intervjuer med ledere og ansatte i sektoren.

Flyktig arbeidskraft

Studien viser at en stor og økende del av helse- og omsorgstjenestene utføreres av vikarer og fast ansatte som tar ekstravakter. Noe av dette er planlagt, men mye skjer ad-hoc som følge av ubesatte stillinger og fravær blant fast ansatte. I 2022 utgjorde dette om lag 20 prosent av totale lønnskostnader. I perioder med høyt sykefravær og ferieavvikling og i helgene, og på områder med mange ubesatte stillinger, er dette tallet betydelig høyere. Legger en til at omkring én av ti jobber i deltidsstillinger som er 25 prosent eller lavere, øker omfanget av det vi kaller flyktig arbeidskraft ytterligere.

Vikarinnleie

I 2021 brukte kommunene og helseforetakene 3,4 mrd. kroner til innleie av helsepersonell fra vikarbyrå. Vikarbruken målt med utgangspunkt i kroner innleie fra vikarbyrå, er doblet siden 2012. Innleie utgjorde i 2021 anslagsvis 1,8 prosent av summen av lønnskostnader og vikarutgifter i kommunene helse- og omsorgstjenester, og tilsvarende andel i helseforetakene. Innleie fra vikarbyrå er lite utbredt, men økende.

Alle regionale helseforetak benytter vikarbyråer, og selv om det er lite utbredt, varierer bruken. Helse Midt-Norge har svært lave tall for innleie, mens omfanget er høyere nord og vest i landet. Tilsvarende gjelder for kommuner, nesten en av fire bruker ikke vikarbyrå i det hele tatt. Blant små kommuner er det særlig store variasjoner.

Kostnadene ved innleie fra vikarbyrå er ca. 2,5 ganger så høy som kostnadene ved å bruk av fast ansatte. Dette innebærer at hver tiende vikarkrone og hver tjuefemte vikartime gikk til et vikarbyrå.

Hvem leier og leies ut?

Også målt i andel av sysselsatte i sektoren, er det få som jobber i et vikarbyrå. Men antall har økt noe de siste årene. Per fjerde kvartal 2021 hadde 3050 lønnstakere i helsefaglige yrker et hovedarbeidsforhold i et vikarbyrå. 60 prosent av utleid helsepersonell er sykepleiere. Deretter følger helsefagarbeidere (25 prosent), ufaglærte (7 prosent), leger (5 prosent) og andre (3 prosent). I tillegg kommer personer som leier seg ut gjennom enkeltpersonsforetak eller andre foretak som vi ikke har presis kunnskap om. De som leies ut har vanligvis lang yrkeserfaring.

Hvorfor brukes vikarer?

Behovet for vikarer er en følge av at fast ansatte ikke kan dekke alle vakter, og at hensynet til sårbare pasienter og brukere gjør at det er få oppgaver som kan utsettes. Forklaringene på det store vikarbehovet kan deles i tre hovedgrupper: Det er for det første mange ubesatte stillinger og vakter som følge av rekrutteringsproblemer. Dette trekkes fram i spørreundersøkelsen som den faktoren som forklarer mest av vikarbehovet. Mange tjenestesteder har lav grunnbemanning som raskt genererer vikarbruk ved fast ansattes fravær. Mange har også et turnusoppsett for helgebemanning som fører til utstrakt bruk av vikarer. Sist, men ikke minst er det et ganske høyt fravær. Fra 2020 til 2022 har ekstraordinært press for å håndtere pandemien og pandemirelatert sykefravær blant ansatte forsterket vikarbehovet.

Vikarer og vikarbyråer gjør en viktig jobb

Bruk av vikarer, herunder innleie fra vikarbyråer, er viktig for å opprettholde tilstrekkelig bemanning. Dette vil i seg selv være positivt for arbeidsmiljøet sammenliknet med et alternativ der fast ansatte må jobbe ekstravakter eller at vakter gjennomføres underbemannet.

Krevende for ledere og fast ansatte

Svært mange av lederne beskriver en hverdag med presset bemanning, mange deltidsansatte som ikke ønsker å jobbe mer, stort vikarbehov og problemer med å skaffe tilstrekkelig bemanning i helgene og i feriene. Mye av deres tid går til å skaffe ekstravakter, håndtere høy turnover og rekruttere og lære opp nye vikarer og nye ansatte. Dette går på bekostning av tid til ledelse og fagutvikling. Stort lederspenn og ansatte som ofte er borte fra jobben skaper i tillegg kommunikasjonsutfordringer og reduserer kontinuiteten i tjenestegjennomføringen.

Mye av det som skjer med lederens tidsbruk, skjer også med tidsbruken til de fast ansatte, slik som å stå for opplæring og løpende veiledning av tilkallingsvikarer og personell fra vikarbyråene. I tillegg kommer slitasjen ved at det er færre faste på jobb og færre som kan ta ansvar for faglig krevende oppgaver.

Den ideelle fordeling av fast ansatte og vikarer

De fleste informantene mener at den samlede vikarbruken er i høyeste laget slik den er i dag. Dette baseres på betraktninger om hvordan tjenestekvalitet, og arbeidsmiljøet for ledere og ansatte påvirkes. Basert på svar fra spørreundersøkelsen, består den ideelle fordelingen av 88 prosent fast ansatte, 11 prosent tilkallingsvikarer og 1 prosent fra vikarbyråene.

Tiltak

Skal kommuner og helseforetak redusere vikarbruken slik at den utgjør 10 prosent eller mindre av arbeidskostnadene, må de ta betydelig større grep enn bare å redusere bruken av vikarbyråer. De må utvikle turnuser der helgene i større grad er satt opp med fast personale i store stillinger, og mer robuste bemanningsplaner der det meste av fraværet kan håndteres uten å leie inn vikarer. Såkalt overdekning, der noen av vikarmidlene overføres til faste stillinger uten at det fører til overbemanning, er fullt mulig. Bruk av årsturnus kan lette bemanningsplanleggingen, mens bruk av langvakter kan skape større stillinger og bidra til bedre rekruttering samtidig som det kan bidra til å holde på seniorene.

Noen av de ubesatte stillingene som skaper vikarbehov kan, etter gjennomganger med ny oppgavedeling, erstattes av andre yrkesgrupper. Med dette legges også grunnlaget for utvikling av «Den gode vakta». Denne idealvakta kan man finne på tjenestesteder som har utviklet en drift med kvalifiserte ansatte som kjenner sine arbeidsoppgaver, HMS-rutiner, kolleger og brukere, og som har etablert et klima for godt arbeid og tjenester med høy faglig kvalitet. Dette gir grunnlag for gode tjenester og brukere som opplever økt livskvalitet. Utagerende brukere blir mindre utagerende, passive brukere blir mer aktive, og pårørende responderer positivt. Dette bidrar til et bedre arbeidsmiljø for de ansatte og lite stress. Bieffekter av dette vil kunne være lavere sykefravær og gode kår for aktiv ledelse og tjenesteutvikling.

Alltid behov for vikarer

Mange tjenesteder kan bruke de vikarene de har på en bedre måte samtidig som bruken av tilfeldige og ukjente vikarer kan reduseres. Der det er aktuelt å benytte vikarbyråer, bør det utvikles et tettere samarbeid mellom oppdragsgiver og vikarbyrå. Innleid personale fra vikarbyråer bør være godt kjent på tjenestestedet og akseptert som kvalifiserte av ledere og ansatte. Skal personale fra vikarbyråer ha mulighet til å komme i en slik posisjon, forutsetter det at bruken av vikarbyrå har en viss regularitet; at man har rammeavtale med et fåtall faste byråer og at omfanget og hyppigheten av innleie er tilstrekkelig stort til at en ønsket relasjon kan utvikles.

Det samme gjelder tjenestestedenes bruk av tilkallingsvikarer. For det første må antall tilkallingsvakter og nullprosentere reduseres betraktelig. I tillegg må de som er igjen dyktiggjøres og brukes mer. Det siste kan gi vikarene krav på fast stilling og stor stilling (aml § 14). Mange av disse kan mangle helsefaglig utdanning, så her bør arbeidsgiver iverksette kompetansehevende tiltak.