Personvernerklæring

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss – for eksempel ved å motta Fafos nyhetsbrev eller melde deg på våre arrangementer – vil Fafo behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette, og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte og 22 08 86 00.

Fafo har utnevnt et eget personvernombud som du også kan kontakte for å søke råd og veiledning om vår behandling av dine personopplysninger eller om du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter i punkt 4.

Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.

Vi har Sikt som personvernombud og henvendelse til personvernombudet kan sendes til: Simon Gogl på e-post:

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn 

I forskningsprosjekter 

Deler av forskningen vår innebærer bruk av forskningsdata som inneholder personopplysninger. Vi har avtale med Sikt (kunnskapssektorens tjenesteleverandør) vedrørende kjøp av personverntjenester i forskning. Alle prosjekter som inneholder bruk av person- og helseopplysninger skal meldes til Sikt, som videre bistår Fafo med:

• Generell informasjon, opplæring og rådgivning om behandling av personopplysninger og ivaretakelse av personvern i forskning.
• Vurdering av bruk av personopplysninger i innmeldte forskningsprosjekt, både i forkant, underveis og ved avslutning av et forskningsprosjekt.
• Håndtering av henvendelser fra registrerte (deltakere) i forskningsprosjekt
• Varsling av og eventuelt bistand for å håndtere brudd på personopplysningssikkerheten og andre brudd på personvernregelverket som avdekkes i alle deler av forskningsprosjektets planlegging, gjennomføring og/eller avslutning.
• Personvernkonsekvensvurderinger (Data Protection Impact Assessment - DPIA).
• Forhåndsdrøftinger og dialog med Datatilsynet.
• Utvikling og vedlikehold av system for innmeldinger og rådgivning, og oppdatert meldingsarkiv over forskningsprosjektene.
• Offentlig tilgjengelig oversikt over behandlinger av personopplysninger

Forskningsdata som inneholder personopplysninger, skal behandles på en sikker måte i Fafo og kun være tilgjengelige for de som skal behandle opplysningene.

Det enkelte forskningsprosjektet henvender seg direkte til de registrerte med informasjon om hvilke personopplysninger som behandles, hva som er formålet med behandlingen, hvordan data behandles og de registrertes rettigheter.

Dette skjer ved informasjonsskriv som gis direkte til de registrerte eller – om dette ikke er praktisk gjennomførbart brukes informasjonsskriv på prosjektwebsiden.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i forskning vil kunne være samtykke eller allmennhetens interesse. Dette vil framgå av det enkelte forskningsprosjektets oppføring i meldingsarkivet. 

I vårt daglige møte med deg 

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1. Utsendelse av invitasjoner til arrangementer og nyhetsbrev: E-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.
   1. Når du melder deg på arrangementer ved Fafo via våre nettsider. Ved påmelding til et arrangement vil vi be om opplysninger slik som navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer og utarbeide deltakerlister til deltakerne. Opplysningene lagres til arrangementet er avsluttet. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å avvikle arrangementer på en god måte.
   2. Fafo sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker. Nyhetsbrevet inneholder nyhetssaker fra våre nettsider, informasjon om tidligere og kommende publikasjoner og arrangementer.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev og brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant. Når du melder deg på nyhetsbrevet, samtykker du til vår behandling av opplysninger om deg. E-postadressen lagres i en egen database driftet av vår databehandler Digital rådgivning, og deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss. Fafo behandler personopplysningene frem til du melder deg av nyhetsbrevet.

1. Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

2. Besvare henvendelser som kommer inn til oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for å oss for å hjelpe deg med det du lurer på.
3. Rekruttering til nye stillinger oss hos. CV, søknad, attester og referanser. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt. Dersom du søker jobb hos Fafo, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Fafo også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser. Fafo bruker jobbsøkeportalen ??? til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger. For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås.

Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale. Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Dersom du oppgir at du har en funksjonsnedsettelse som vil kreve 8 tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet, vil vårt behandlingsgrunnlag være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake. Stillingssøknader oppbevares i et eget arkiv. Søknader slettes etter at stillingen er besatt.  Dersom du ansettes i stilling hos oss overføres søknaden til din personalmappe.

4. For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her. Basert på ditt samtykke behandler vi personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Fafo bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

• Joomla er verktøyet vi benytter for redigering av nettsider og for utfylling ved påmelding til nyhetsbrev og arrangementsinvitasjoner.
• Digital Rådgivning er selskapet som bistår oss med lagring av innhold benyttet til nettsider og bruken av verktøyet Joomla (se punkt over)
• Proviso håndterer påmeldinger og invitasjoner i forbindelse med våre arrangementer.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du ringe Fafo på +47 22 08 86 00 eller sende en e-post til . Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å ringe Fafo på +47 22 08 86 00 eller sende en e-post til .

Klager

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte personvernombudet vårt for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet. Du kan kontakte vårt personvernombud Simon Gogl på e-post:  

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.